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Folha de pagamento: automatizando os processos na sua empresa

A terceirização da folha de pagamento possibilita um ganho de agilidade, em função da automatização de processos, migrando do operacional ao estratégico.

Contar com um fornecedor que lhe atenda de forma completa e eficiente quando se procura uma solução definitiva para a gestão de folha de pagamento, não é uma tarefa fácil.

É de extrema necessidade estabelecer uma relação de confiança mútua entre o contratante e o contratado.

Dessa forma, iremos abordar neste artigo o que é um sistema de folha de pagamento, como escolher o melhor sistema, vantagens de terceirizar a sua folha de pagamento e como funciona a folha de pagamento automatizada.

O que é um sistema de folha de pagamento?

A folha de pagamento consiste em uma relação dos honorários pagos aos trabalhadores de uma organização.

Esse sistema é obrigatório em qualquer corporação (conforme artigo 225 do Decreto 3048/1999) e, embora não tenha um exemplar padrão, é necessário conter informações legais.

A principal função do sistema de folha de pagamento é a realização dos cálculos que cada colaborador deve receber e o que deve ser descontado no fim do mês, gerando relatórios que contam com todas as observações financeiras entre o empregado e o empregador.

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Já um sistema folha é um software completo que otimiza a gestão de departamento pessoal nas empresas, auxiliando em todas as rotinas, além de estar preparado para as obrigações do governo.

Como escolher o melhor sistema de folha de pagamento?

Quem deseja potencializar sua eficiência operacional, tornando a equipe independente e autônoma para criar ações de elevado valor agregado e significativa relevância estratégica para a organização, precisa contar com um parceiro que trabalhe os aspectos técnicos da operação e ofereça uma ferramenta plena e satisfatória.

Por conseguinte, diversos fatores devem ser estudados e levados em conta na hora de selecionar um sistema de folha de pagamento.

Assim sendo, para escolher o melhor sistema de folha de pagamento, é necessário levar em consideração fatores como a funcionalidade do sistema, a qual é caracterizada pela diminuição das chances de erro.

Estes erros devem ser evitados a qualquer custo, já que o sistema de folha de pagamento funciona como um documento operacional.

Um dos fatores chaves na hora de escolher o melhor sistema de folha de pagamento é a segurança; o sistema precisa contar com a maior segurança possível, a fim de tentar impedir qualquer exposição de dados importantes da corporação.

Do mesmo modo, é de suma importância um atendimento especializado nesse tipo de sistema, já que existe uma enorme concorrência dentro do mercado de trabalho.

Outro ponto extremamente importante é entender exatamente quais as suas necessidades.

Parece simples, mas muitas empresas falham justamente neste passo, por partir para escolhas sem antes ter clareza do que precisam, acabando por comprar soluções que estão aquém de seus desafios ou pagando demais por funcionalidades que não usarão.

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Para que sua nova solução em nuvem esteja bem alinhada à realidade de sua empresa, levante pontos importantes como:

Volume de operações

Qual o tamanho da Folha a ser processada? Quanto mais pessoas, maior a necessidade de robustez da ferramenta, e provavelmente maior o preço;

Complexidade

Em casos onde a Folha de Pagamento tem muitas peculiaridades e é detalhada, certamente precisará de uma ferramenta que ofereça flexibilidade;

Velocidade

Quanto mais rapidamente seus pagamentos precisarem ser processados, maior a necessidade de um serviço mais avançado e robusto;

Autonomia para desenvolvimento e customizações

Novas necessidades podem aparecer da noite para o dia. Ter um sistema que tenha espaço para melhorias e desenvolvimento customizado é fundamental. Afinal, a ferramenta precisa atender à sua realidade e não o contrário;

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Capacidade de integração com os principais sistemas do mercado

O RH precisa ser fonte de inteligência e insights para a empresa. Precisa colaborar no atingimento de metas e objetivos, logo, o seu sistema de Gestão de Folha de Pagamento precisa ser apto para integrações com diferentes sistemas de ERP.

De posse dessas informações, procure pelas as soluções que oferecem números compatíveis com sua realidade. Lembre-se: optar pela solução mais barata não é sinônimo de economia se ela não entregar um serviço à altura das suas necessidades.

Vantagens de terceirizar a folha de pagamento

Acompanhar as frequentes mudanças na legislação pode ser um grande desafio para a sua equipe. Neste caso, a terceirização da folha de pagamento pode resolver esse problema de maneira permanente.

Diante de todas essas mudanças e a falta de tempo para estudá-las, a empresa fica suscetível a erros e imprecisões, incluindo descontos errados, pagamentos de benefícios a mais ou a menos, recolhimento de impostos indevidamente etc.

As vantagens de terceirizar a folha de pagamento contam com o objetivo de a organização focar nos seus contratos e nas necessidades dos seus respectivos clientes, tornando seu negócio competitivo no mercado de trabalho.

Da mesma forma, pesquisas de clima, ações de engajamento, contratações, demissões e outras mais, necessitam de analistas e líderes com excelência.

Sendo assim, a terceirização da folha de pagamento com uma empresa especializada, conta com a segurança de dados em tempo real, maior velocidade nos processos, eficiência e melhor aproveitamento na atuação dos gestores na empresa, redução de custos, entre outros.

Por fim, a melhor maneira de escolher um sistema de terceirização da folha de pagamento que atenderá às necessidades da organização é pensando de maneira prática e direta os recursos que serão dedicados a essa tarefa.

Folha de pagamento automatizada

A folha de pagamento automatizada consiste em um documento digital, o qual é possível ter uma visão ampla dos cálculos e observações de cada colaborador dentro de uma empresa.

Este procedimento ocorre com mais facilidade e velocidade, com garantia de assertividade e chances mínimas de falha.

Vantagens da folha de pagamento automatizada:
  • Cálculo automatizado das horas trabalhadas de cada trabalhador

  • Registro de admissões e contratações

  • Registro de diversos relatórios e arquivos

  • Dados centralizados

  • Controle de valores relacionados ao FGTS

Além da automatização de processos é possível agrupar todos os serviços em um único parceiro. Isso pode trazer diversas vantagens.

Com a Propay, sua empresa conta com uma estrutura única para gerenciar sua folha, assessorar a estratégia de benefícios e gerenciá-los tudo de maneira segura e que pode ser automatizada. Fale com nossos especialistas!

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Topics: Desafio do RH Sistema de Folha de Pagamento