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Como escolher seu fornecedor de folha de pagamento em nuvem?

Para o RH, algumas atividades já possuem recursos em nuvem. Isso vem atraindo o interesse de muitas empresas. Veja como o cloud pode ajudar o departamento.

Empresas que buscam a modernização de alguns processos de Recursos Humanos sempre pesquisam sobre cloud computing.

Essa tecnologia e outras similares, vem se tornando cada vez mais populares e requisitadas para as mais variadas finalidades em empresas de todos os portes e perfis.
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Sua flexibilidade para colaboração de equipes remotas, capacidade de oferecer recursos tecnológicos avançados com mínima estrutura de TI local e custos cada vez mais convidativos estão entre os atributos que mais atraem os gestores e consequentemente modalidade um crescente sucesso.

Para o RH, algumas das principais atividades, como a folha de pagamento, já dispõe de recursos em nuvem. Isso vem atraindo o interesse muitas empresas, no entanto, como em qualquer caso de adoção de novas tecnologias, julgamos crucial tomar alguns cuidados para que sua empresa contrate um serviço realmente alinhado às suas necessidades.

Se você quer uma migração segura e inteligente, que traga a desejada redução de custos com a sua folha de pagamento, vale a pena conferir estes 5 pontos essenciais para que você possa escolher com precisão sua próxima solução em nuvem para RH.

Confira alguns pontos relevantes que podem permitir uma escolha mais consistente com suas necessidades, o que deve se traduzir em um melhor retorno de seu investimento:

1. Entenda todas as suas necessidades

O primeiro ponto antes de qualquer escolha é entender quais são as suas necessidades. Parece simples, mas muitas empresas falham justamente neste passo, por partir para escolhas sem antes ter clareza do que precisam, acabando por comprar soluções que estão aquém de seus desafios ou pagando demais por funcionalidades que não usarão.

Para que sua nova solução em nuvem esteja bem alinhada à realidade de sua empresa, levante pontos importantes como:


  • Volume de operações: qual o tamanho da Folha a ser processada? Quanto mais pessoas, maior a necessidade de robustez da ferramenta, e provavelmente maior o preço;

  • Complexidade: se sua Folha de Pagamento tem muitas peculiaridades e é detalhada, certamente precisará de uma ferramenta que ofereça flexibilidade;

  • Velocidade: quanto mais rapidamente seus pagamentos precisarem ser processados, maior a necessidade de um serviço mais avançado e robusto;

  • Autonomia para desenvolvimento e customizações: novas necessidades podem aparecer da noite para o dia. Ter um sistema que tenha espaço para melhorias e desenvolvimento customizado é fundamental. Afinal, a ferramenta precisa atender à sua realidade e não o contrário:

  • Capacidade de integração com os principais sistemas do mercado: o RH precisa ser fonte de inteligência e insights para a empresa. Precisa colaborar no atingimento de metas e objetivos, logo, o seu sistema de Gestão de Folha de Pagamento precisa ser apto para integrações com diferentes sistemas de ERP.

De posse dessas informações, procure pelas as soluções que oferecem números compatíveis com sua realidade. Lembre-se: optar pela solução mais barata não é sinônimo de economia se ela não entregar um serviço à altura das suas necessidades.

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2. Preste atenção à curva tecnológica do fornecedor. E a sua também

Para quem nunca usou tecnologia de automação, qualquer sistema parece realmente inovador, mas isso pode ser uma distorção de percepção grave, que leva a erros nos pilares considerados estratégicos.

É importante entender bem qual o estágio em que sua empresa se encontra no quesito tecnologia, para que você possa escolher uma solução que se encaixe com o perfil da companhia, sem correr o risco de escolher algo que seja muito distante da realidade atual e que corra o risco de não funcionar para a equipe.

Paralelamente, é fundamental entender o quanto o fornecedor que você cogita está avançado em tecnologicamente falando. A evolução técnica atual ocorre com uma velocidade alta, por isso você precisa contar com uma solução realmente atualizada, que tenha uma boa longevidade e não esteja perto de ser substituída por algo mais novo e eficiente.

3. Sempre pergunte para o seu fornecedor 

  • Qual é a infraestrutura técnica disponível?
  • Possuem certificações técnicas?
  • Qual é a disponibilidade (garantia que o sistema estará disponível)?
  • Como garantem a segurança dos dados transmitidos?

Nesse caso, vale a pena pesquisar quais as inovações mais recentes e quais as tendências previstas para que você possa fazer uma escolha amadurecidas, e opte por uma solução que trará boas contribuições para sua empresa por um bom tempo.

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4. Analise todas as funcionalidades que o produto oferece e os serviços agregados

Uma vez que se tenha uma visão clara tanto de suas próprias necessidades quanto do nível de evolução tecnológica do fornecedor, é hora de analisar criteriosamente tudo o que suas opções de ferramentas oferecem.

Atente não só para as funcionalidades, mas para a flexibilidade que cada ferramenta apresenta.

Como se trata de um cenário de computação em nuvem, é importante que o produto a ser adquirido consiga extrair o máximo deste ambiente, garantindo alta disponibilidade, colaboração remota fácil e ágil, segurança de informação e hierarquia de acesso a todos os setores e arquivos, entre outros fatores relevantes.

Vale a pena verificar se a empresa conta com apoio de equipes multidisciplinares para garantir que os produtos sejam atualizados na mesma velocidade com que aspectos legais e técnicos do RH mudam.

A legislação brasileira é complexa, sujeita a mudanças, por isso este tipo de cuidado é essencial para quem quer evitar multas e penalizações por conta de desajustes legais e normativos.

5. Nunca abra mão de métricas de performance

Quanto tempo é muito tempo? Você precisa ter métricas e referências claras de prazos, tempo de execução de cada atividade, disponibilidade de sistema, e outros aspectos importantes de sistema.

Embora cada empresa tenha um perfil diferente e deva encontrar suas próprias métricas, é sempre importante tê-las, pois elas serão o parâmetro que você usará para avaliar se cada solução oferecida se enquadra dentro do parâmetro de desempenho esperado e se os valores que sua verba permitem negociar estão adequados ao tipo de produto que você pensa em adquirir.

Similarmente, veja se seu fornecedor tem claros os parâmetros de performance dos produtos que ele planeja vender.

Uma solução que tem ótimos atributos no papel, mas que não oferece referências de desempenho no mundo real, não é um bom sinal para quem pretende operar sua Folha de Pagamento, e pode significar que não foi testada e mensurada o suficiente.

Dê preferência, portanto, para ferramentas mais completas e profissionais.

6. Confira o SLA do fornecedor – e tenha certeza que ele o cumpre

Satisfeito com o descritivo do produto? Então é hora de tomar sua decisão, mas antes confira o Acordo de Nível de Serviço, conhecido como SLA.

Esse acordo estabelece os termos para atendimento e oferecimento de solução de problemas por parte do fornecedor, assim como suas responsabilidades, e pode ser crítico em caso de falhas técnicas.

Analise com cuidado o SLA, veja se as disposições-padrão atendem suas necessidades, se precisam de algum ajuste e, principalmente, analise se a empresa tem boa reputação quando o assunto é cumprir seus acordos.

Um excelente produto que não tem um bom suporte pode se tornar um enorme problema em caso de falhas no meio da operação, por isso verifique a reputação da empresa neste e em outros aspectos importantes do relacionamento com o cliente, para minimizar a chance de surpresas desagradáveis na pior hora.

As soluções de processamento de Folha de Pagamento baseadas em nuvem são, com toda certeza, parte inseparável do futuro desta área, e podem trazer vantagens enormes, desde redução de custo até mais agilidade e confiabilidade nesta atividade central do RH.

Mesmo assim, é essencial tomar os cuidados acima, de modo a garantir que seu investimento realmente trará os resultados esperados e seu departamento passará a ser ainda mais estratégico e eficiente, operando com agilidade, poucos erros e permitindo uma postura cada vez mais estratégica para seus executivos.

Em suma: um fornecedor de qualidade irá lhe atender com excelência em diversas camadas, não se limitando à ferramenta, mas também ao que envolva os seus desafios diários enquanto Gestor de RH.

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Topics: Tecnologia no RH Sistema de Folha de Pagamento