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06/02/2014

Reuniões malfadadas

Realizar menos reuniões equivale a ter mais dinheiro em caixa? Por incrível que pareça, essa foi a conclusão de um  estudo  conduzido pela Triad Consultoria que revela que o desperdício que se tem com esses encontros improdutivos é de, aproximadamente, 500 mil reais anuais a cada 100 funcionários. Para fugir dessas arapucas sem objetivos e deixar de gastar à toa, confira as dicas de Christian Barbosa, especialista em administração de tempo e produtividade e CEO da consultoria: 

1) Estabeleça previamente os objetivos da reunião

Evite ao máximo convocar uma reunião de última hora. Para que ela seja produtiva, todos os participantes devem estar bem preparados e esclarecidos sobre o motivo da convocação e os temas que nela serão discutidos.

2)
Convoque certo

Analise o motivo do encontro e convoque as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Algumas vezes, há pessoas que não precisariam estar ali naquele momento e poderiam aproveitar para fazer outras coisas.

3)
Abra a reunião clarificando os objetivos

Inicie lendo o objetivo e a pauta da reunião.

Certifique-se de que todos os presentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto para a discussão. 

4)
Utilize um relógio no centro da mesa

Um dos principais desafios para os condutores que começam a aplicar essas técnicas é o controle do tempo da reunião. Assim, todo o grupo será conscientizado e se preocupará com o tempo.

5)
Registre a memória da reunião

Para evitar que a conversa se perca ou fique prolixa, convém registrar as principais ideias discutidas na reunião e os próximos passos.

6)
Avalie o processo

Após a reunião, faça uma pesquisa com os participantes sobre como foi a condução da reunião, pois isso ajudará você a aprimorar sua técnica.

Esta matéria  foi publicada no Site Melhor Gestão de Pessoas

 

 

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