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14/03/2016

Dicas valiosas para seu RH se alinhar ao eSocial

Mesmo não estando em vigor, o eSocial vem provocando mudanças na rotina de muitas empresas. Mas na prática, você faz ideia de como alinhar o RH com todo esse processo que está vindo por aí? Por ser uma novidade, talvez esta questão cause maior impacto na vida das pessoas que estão diretamente envolvidas, mas isso não quer dizer que seja um sistema que trará apenas transtorno para as empresas. Há maneiras simples de se ajustar ao eSocial sem tornar a implementação uma dinâmica dolorosa.

 

O primeiro conselho indispensável que dou ao Departamento Pessoal de qualquer empresa é iniciar os processos de maneira correta. Isso significa verificar na hora da contratação se a documentação do novo profissional está adequada. Parece ser uma recomendação banal, mas, por exemplo, é muito comum informações do PIS não serem as mesmas do CPF, o que exige a correção por parte do colaborador junto ao órgão que originou o erro. A simples ação de “começar da maneira correta” agiliza o cadastro das informações iniciais e antecipa as inconformidades.

Esse conselho serve também para os profissionais já contratados. A verificação das informações também deve ser realizada para evitar problemas na hora de inserir os dados no sistema do eSocial a fim de não prejudicar os prazos legais. Portanto, cheque todas as informações que serão comunicadas ao ESocial, confira se serão feitas da maneira adequada e no período estabelecido. Se algo não estiver se encaixando, crie novos processos e treine ainda mais os envolvidos nessas tarefas, será melhor dedicar seu tempo explicando os procedimentos para o seu profissional, do que explicar a fiscalização o porquê daquilo não ter sido feito.

O eSocial irá impactar múltiplos setores das empresas, todos estarão envolvido na visualização do projeto e deverão tratá-lo como esforço sistêmico. De fato o departamento mais envolvido com o eSocial será o de Recursos Humanos. Dessa forma, o RH deverá incluir em sua rotina de tarefas os reports para o sistema.

Uma dica valiosa para o RH é aproveitar este momento – julgado burocrático – e encarar como uma oportunidade para estruturar e reorganizar os cargos, como as informações referentes aos cargos serão utilizadas para validação do sistema, o RH precisa ter a informação detalhada de todas as colocações, sendo desta forma uma excelente ocasião para rever estrategicamente as colocações dos profissionais se tornando um ponto positivo na gestão de talentos da empresa.

Outra dica bastante importante é que todos os departamentos trabalhem em conformidade. Pode ser uma dica considerada praxe, mas que deve ser enfatizada. Para suprir essa nova demanda do governo é necessário que toda a equipe entenda as novas exigências.

Por exemplo, não serão aceitos registros de demissão se não houver um registro de admissão anterior, ou seja, é necessária uma sincronia no envio das informações. Com uma equipe desalinhada provavelmente haverá inconformidades, tornando as tarefas mais trabalhosas e consequentemente onerosas.

Provavelmente a maior dificuldade em todo esse período de transformação será a necessidade de uma mudança cultural além da adaptação de processos internos. Mais uma vez: disponibilize tempo e treine as equipes, a inserção dos novos procedimentos de maneira estratégica trará um menor impacto sob a cultura organizacional da empresa.

Uma nova fiscalização está a caminho

O eSocial estará para as empresas assim como a sofisticada forma de apresentar a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física (DIRPF) está para os contribuintes.

Atualmente o Estado não tem braço suficiente para fiscalizar com eficiência 100% das empresas existentes no país, o que fomenta uma sensação real de que as “grandes” empresas convivem muitas vezes com um fiscal dentro de suas instalações, ao passo que algumas pequenas empresas nunca receberam um só fiscal em seus estabelecimentos.

A lógica é simples: o fisco parece priorizar os maiores contribuintes. Entretanto, o eSocial permitirá que a nova fiscalização atinja de forma imediata e automática uma proporção maior de empresas ao longo de todo o país, que dado o rigor da legislação trabalhista, previdenciária e tributária, estarão totalmente vulneráveis a uma ação fiscal faminta pela arrecadação de mais e mais impostos.

Por este motivo sugere-se que as empresas se preparem para o eSocial não apenas em relação aos seus artefatos tecnológicos, revisão de processos ou treinamento de pessoal, mas aproveitem este momento para revisar e eventualmente corrigir sua classificação tributária incidente sobre a folha de pagamento, trabalho este que sugere-se seja realizado entre o RH, o Jurídico e a Área Fiscal.

Fonte: ProPay, publicado por ABRH-Nacional

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